da "High Tech Server & Web Journal"

L'e-procurement in pratica: prodotti, servizi, soluzioni

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E-PROCUREMENT

L'E-PROCUREMENT IN PRATICA: PRODOTTI, SERVIZI, SOLUZIONI

Le applicazioni di e-business si focalizzano sempre di più sulle transazioni commerciali, per aiutare non solo chi vende ma anche chi acquista. Non tutte le aziende possono però trarre gli stessi vantaggi dagli strumenti di e-procurement.
Dopo le ondate del commercio elettronico Business-to-Consumer (B2C) e del trading on line, l'applicazione di Internet di cui si parla di più da alcuni mesi è l'e-procurement, cioè la gestione integrata degli approvvigionamenti di un'azienda via Internet, con tre obiettivi principali:

• rendere più efficiente il processo degli acquisti con i fornitori abituali, riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando in modo parziale o totale i pagamenti.
• trovare le offerte più convenienti e selezionare i fornitori consultando i cataloghi elettronici presenti nei siti web dei fornitori stessi o nei cosiddetti e-marketplace.
• organizzare gare e aste elettroniche per forniture di valore rilevante.

Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività relative agli acquisti vengono normalmente gestite attraverso telefono, fax, lettere, email o Edi, con un puzzle di attività manuali e automatizzate, largamente dipendenti dalle possibilità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement hanno l'obiettivo di supportare, automatizzare e razionalizzare le attività connesse con i processi di acquisto. In senso lato, e-procurement è qualsiasi attività connessa con gli acquisti, svolta con l'aiuto di Internet sia da consumatori privati che da aziende: dall'utilizzo della posta elettronica per richiedere e inviare offerte all'utilizzo dei motori di ricerca specializzati nel reperimento di prodotti e nel confronto dei prezzi, fino ad arrivare alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto, si parla di Business-to-business e-procurement quando un'organizzazione integra il processo di acquisto tramite Internet con il proprio sistema informativo, con l'obiettivo di automatizzare completamente il "ciclo passivo". In altri termini, l'attuale interesse per l'e-procurement dipende dal fatto che le aziende prima hanno automatizzato il "ciclo attivo" (vendita, produzione, fatturazione) con i sistemi informativi tradizionali ed ERP e i primi tentativi di commercio elettronico, poi hanno rivolto la loro attenzione al "ciclo di supporto" con le applicazioni CRM, e finalmente si concentrano sul "ciclo passivo", che comprende:

• Reperimento delle informazioni utili per scegliere il prodotto o il servizio da acquistare (Market Intelligence).
• Supporto alla preparazione di richieste di offerta e capitolati.
• Supporto al processo di confronto delle offerte e selezione del fornitore e del prodotto.
• Creazione dell'ordine.
• Approvazione dell'ordine e relativi controlli interni (poteri di firma, budget, standard ed eventuali vincoli imposti dal sistema di qualità).
• Invio dell'ordine al fornitore.
• Ricevimento fattura, pagamento, contabilizzazione e chiusura della transazione.

Attualmente solo pochissime aziende a livello mondiale hanno automatizzato il ciclo passivo in modo completo, mentre molti uffici acquisti fanno largo uso di Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).

Una migliore gestione delle scorte, la diminuzione del numero di errori che avvengono nella fase di gestione degli ordini, il risparmio sul costo dei beni acquisiti, la possibilità di pianificare in maniera ottimale la gestione della propria supply chain, di effettuare il tracking degli ordini in tempo reale, la diminuzione dei tempi di gestione, sono i principali vantaggi dell'e-procurement, a cui si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la diminuzione del cosiddetto "effetto maverick" (i dipendenti, per sottrarsi alle rigide procedure burocratiche, preferiscono effettuare direttamente alcuni acquisti chiedendo il rimborso in nota spese, tanto che mediamente il 30% degli articoli "indiretti" vengono acquistati in questo modo) e il fatto di disporre in modo automatico di una grande quantità di dati statistici (tempi si consegna, sconti, risparmio rispetto alle offerte degli altri fornitori).

Anche la possibilità di configurare un prodotto con l'aiuto di un programma configuratore o di sistema esperto e l'invio degli ordini online costituisce sia per il fornitore sia per il cliente un grosso vantaggio in termini di tempi e di costi.

Con opportuni adeguamenti al sistema informativo e alle procedure aziendali, una media azienda può conseguire risparmi tra il 3 e il 10% del fatturato. Per le multinazionali, i risparmi possono essere dell'ordine delle centinaia di miliardi. Il risparmio riguarda soprattutto i beni indiretti, che non interessano direttamente i cicli produttivi (computer e networking, telefoni cellulari, software, cancelleria, servizi vari), piuttosto che gli acquisti diretti (materie prime e semilavorati).

Ricerche condotte su alcune grandi imprese dalla Price Waterhouse Coopers e dal Gartner Group evidenziano che il 75% delle fatture pagate dalle aziende sono relative ad articoli che costano meno di 1000 dollari; il costo interno (overhead) per acquistare un prodotto da 5 dollari è uguale a quello per un articoli da 5000 dollari; un acquisto medio con i processi tradizionali comporta mediamente 22 operazioni, dura 15 giorni e ha un costo interno tra 35 e gli 80 dollari (superando talvolta i 300 dollari).

Una soluzione di e-procurement comporta soltanto 12 operazioni, richiede poche ore e costa dai 5 ai 10 dollari. Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi d'acquisto diventano più controllabili e le possibilità di errore diminuiscono. Molte aziende americane e tedesche che hanno introdotto sistemi di e-procurement dichiarano di aver ammortizzato gli investimenti in meno di dodici mesi. Negli USA l'e-procurement risulta adottato dal 25% delle imprese, e si stima che nel 2001 tale percentuale arriverà al 40%.

Le realtà di dimensioni minori che desiderano realizzare automazione del ciclo passivo, possono fare riferimento a strutture esterne che operano per più aziende, agendo come cooperative di acquisto e come aziende di servizi. In tal caso l'operatore esterno gestisce il catalogo e si configura come outsourcer dell'e-procurement, con un modello di business intermedio tra un sistema di e-procurement e un e-marketplace. Un significativo esempio europeo è la tedesca UNITEC GmbH, presente anche in Italia, che costituisce uno dei primi esperimenti di outsourcing completo della funzione acquisti, logistica e gestione del magazzino riguardanti imprese a carattere prevalentemente industriale.