4.6.4 Il reparto amministrativo

Anche se in misura minore rispetto al reparto commerciale e al reparto centralino-segreteria, l'amministrazione risente in maniera più che positiva dell'esternalizzazione della gestione delle forniture; questo soprattutto in considerazione del fatto che la mole di documenti giornalmente trattati per le forniture si riducono considerevolmente.

Qui di seguito verranno analizzati i cambiamenti intervenuti nelle diverse mansioni di questo reparto.

A- Reparto amministrativo - Attività

A- Preparazione ed invio dati all'ufficio esterno. I dati contabili da preparare ogni settimana per l'ufficio esterno relativi alle forniture, diminuiscono in conseguenza della riduzione del numero di fatture settimanale (da 35 a 5). Ciò comporta benefici, come abbiamo visto, anche per l'ente centralino-segreteria, la cui attività di archiviazione di fatture diventa molto più veloce. Per questa mansione, ogni settimana sono state stimate essere necessari 10'51" (- 66%).
Tab. 4.41 : Le attività connesse all'approvvigionamento del reparto amministrativo con la fornitura integrata di Unitec.

B- Gestione e pagamento delle fatture. I processi di ricezione e registrazione delle fatture, oltre a quelli di pagamento, si semplificano apprezzabilmente, grazie alla diminuita quantità di informazioni da trattare. Il tempo settimanale si stima possa scendere da 9h 17'20" a 1h 30'05" (- 83.8%).

C- Controllo situazione dei pagamenti. Anche questa operazione giornaliera risulta estremamente più semplificata ed agevole da svolgere. Se non si verificano problemi, il tempo settimanale necessario per questo tipo di controllo si riduce a 31'30" (-45.5%).

Come riportato nella tabella 4.41, il tempo totale impiegato per le attività del reparto amministrativo, dovrebbero ridursi a 2h 12'26" (-79.5%). I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 241.

B- Reparto amministrativo - Interferenze

L'unico tipo di interferenze che potrebbe verificarsi per questo ente, sarebbe limitato a problemi legati ai pagamenti; difficilmente, infatti, si presume possano arrivare fatture non corrette, in considerazione dei numerosi controlli operati da Unitec prima dell'invio della merce.

D- Problemi di pagamento. Gli inconvenienti legati ai pagamenti si presentano più raramente e, quando succede, la loro risoluzione è facilitata dal minor numero di informazioni da trattare. Il tempo scenda a 8'34" (-66.6%). Per le tabelle dettagliate si veda pagina 243.

C- Reparto amministrativo - Interferenze trasversali

E/F/G- Interferenze legate al computer, ad errori di varia natura e sui documenti. Anche per il reparto amministrativo valgono le considerazioni fatte per le interferenze trasversali che si verificano negli altri reparti. Minori attività relative agli approvvigionamenti comportano anche una riduzione delle interferenze: minori possibilità di imbattersi in problemi di sistema o di software, minori errori nel trattare informazioni, minori difficoltà a trovare i documenti e i raccoglitori che si può far fatica a trovare subito. Nella tabella 4.42 sono riassunti i tempi stimati delle interferenze, nel caso l'impresa "A" ricorra alla fornitura integrata: il totale settimanale è valutabile in 1h 01'10" (-59.1%). I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 244.
Tab. 4.42 : Le interferenze trasversali connesse al processo di approvvigionamento del reparto amministrativo.

D- Reparto amministrativo - Totale tempo settimanale

Il tempo che settimanalmente viene impiegato dal reparto amministrativo per gestire le attività inerenti gli approvvigionamenti, diventa pari a 3h 22'10", riducendosi del 75.4%. Di questo tempo, le interferenze totali assommano a circa il 34.5%. I dati riassuntivi sono esposti nella tabella 4.43.

Tab. 4.43 : Le interferenze trasversali connesse al processo di approvvigionamento del reparto amministrativo con la fornitura integrata.



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